สั่งงานแบบไหนดีเพื่อให้ทีม SEO ทำงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

เคยไหมครับเวลาทำงานกับเจ้านายแล้วรู้สึกว่างานเข้ามาล้นตลอดไม่เสร็จสักที กลับกันถ้าหากเราเป็นเจ้านายที่ดูแลทีมงานบ้าง ทำอย่างไรให้การกระจายงานจะไม่สร้างภาวะงานล้นให้กับทีม? และทำอย่างไรที่จะช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น?

สิ่งหนึ่งที่ผมเคยทำกับทีมงานคือการกำหนดการทำงานแบบ “Task To do” ซึ่งก็ดีครับ มันทำให้งานมีประสิทธิภาพระดับนึง งานถูกทำได้สำเร็จตามแผนงาน

แต่ๆๆ

เรื่องการทำ Task To do ควรเป็น Action Plan ในการทำงานมากกว่า ไม่ว่าจะเป็นกับตัวทีมหรือตัวเราเอง สมมติว่าคุณมี Task to do ที่ 20-30 มาจ่อตรงหน้า รู้สึกมันเริ่มเยอะใช่ไหมครับ นั่นแหละคือสิ่งที่ทำให้เรามีภาวะและความรู้สึกที่เรียกว่า “งานล้น” คือมีงานมารอจ่อตรงหน้าจนยังไม่ได้ทำก็รู้สึกเหนื่อยแล้ว

ดังนั้นสิ่งที่ผมเริ่มนำมาปรับใช้กับทีมและตัวเอง คือการทำงานในแบบของ “Backlog” เพื่อจัดช่วยทีมงาน SEO ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Backlog คืออะไร

Backlog คือการกำหนดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งจะช่วยให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นและรู้ลำดับว่าควรทำอะไรก่อนหลัง โดยมีเครื่องมือมากมายที่ช่วยเราในการออกแบบการทำงานแบบbacklogไม่ว่าจะเป็น Jira, Azure หรือ Trello

ทำไมการทำ Backlog ถึงสำคัญในการนำมาใช้บริหารทีม

ถ้าคุณเป็นหนึ่งคนที่เคยทำงานกับหัวหน้าที่สั่งงานเป็นลักษณะ To do อย่างเดียว คุณจะพบว่าการทำงานแบบนี้มันรู้สึก “เหนื่อย” มากครับ เพราะคุณจะรู้สึกว่างานล้นไม่จบไม่สิ้นสักที เหตุผลทำไมถึงรู้สึกอย่างนั้นก็เพราะว่างานที่เข้ามานั้นเหมือนจะสำคัญหมดทั้งๆที่แต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน

ดังนั้นการบริหารทีมด้วย Backlog นั้นจะช่วยให้ทีมงานของเรารู้ลำดับความสำคัญของงาน ช่วยทีมได้หลายอย่างไม่ว่าจะเป็น

บริหารเวลา ว่าสิ่งไหนควรทำก่อน สิ่งไหนควรทำทีหลัง
ช่วยให้ทีมโฟกัสงานที่สำคัญ ไม่เร่งด่วนให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะงานประเภทนี้ต้องการโฟกัสตั้งแต่เนิ่นๆ
ช่วยให้ไม่เกิดภาวะงานล้นตัวในความรู้สึก เพราะจะให้ทีมงานความสำคัญลำดับงานได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

วิธีการนี้ผมนำมาทดลองใช้ทั้งกับตัวเองและทีมงาน ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือทำให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และไม่ทำให้เกิดความรู้สึกงานล้นจนเกินไป(แต่ก็อยากให้น้อยกว่านี้อยู่ดี) อย่างตัวผมเองจะเริ่มเห็นภาพว่างานที่ “สำคัญ ไม่เร่งด่วน” คืองานที่ควรทำตั้งแต่เนิ่นๆ และงานไหนที่เราเห็นแล้วว่าไม่ค่อยอยากทำก็จะโอนให้คนอื่นทำแทน ส่วนทีมงานก็ทำให้ได้งานที่ดียิ่งขึ้นและน้องในทีมบอกว่ารู้สึกงานล้นน้อยลง